Подскажите пожалуйста.Я написала обращение,мне ответили на него.Хочу пояснить причину возникновения такой ситуации.Как …?

Подскажите пожалуйста.Я написала обращение,мне ответили на него.Хочу пояснить причину возникновения такой ситуации.Как называется такой документ?Объяснительная что ли?Но объяснительная,как я понимаю,по требованию руководителя пишется,а я сама хочу пояснить.