Командировочные расходы – доверие и ответственность. Командировочные расходы – что это? Что же входит в командировочные расходы.
Командировочные расходы – что это?
Командировочные расходы – это не халява, как многие предполагают, а те средства, которые платит своему сотруднику работодатель за труд в поездке вне основного места работы.
Необходимо понимать, что же такое командировочные расходы, как составляется их смета и как надлежит отчитываться за потраченные средства.
Командировка подразумевает оформление определенной документации и выделение средств на передвижение, питание, проживание и, при необходимости, представительские расходы. Командировкой является и официально подписанное командировочное удостоверение даже в границах родного населенного пункта, где сотруднику предстоит представлять интересы своего руководства.
Что же входит в командировочные расходы?
Итак, в командировочные расходы, согласно ст. 167 Трудового Кодекса РФ входит:
- оплата дорожных туда/обратно (включая доплату за срочность, бронирование, страховку пассажира, постельное белье и пропитание);
- зарплата, так как во время командировки за служащим сохраняется рабочее место и полный оклад;
- оплата жилья во время пребывания в командировке (будь то снимаемое жилье или гостиница);
- питание и необходимые доп. услуги (компьютер, связь и т.д.), включенные отдельной статьей расходов в счет услуг проживания;
- суточные, включая день отъезда и приезда из командировки;
- дополнительные расходы, которые заранее были согласованы командировочным с руководством.
- услуги переводчика, переговорные и представительские затраты, если они обусловлены необходимостью.
Обязанности работодателя
Руководитель перед отправкой сотрудника в командировку должен четко сформулировать служебное задание, подписать приказ о командировке, выдать командировочное удостоверение с пометкой о дате и времени отправки командированного, а также оплатить или перечислить на служебную карту командировочные расходы исходя из задания и дальности служебной поездки.
Обязанности работника
После возвращения из командировки, работник обязан в 3-хдневный срок (а в случае заграничной поездки – в 10-ти дневный) в бухгалтерию организации предоставить авансовый отчет с пометками прибыл/убыл по месту командирования, списком понесенных затрат, подтвержденных документально (чеки, билеты, квитанции, входные купоны и т.д.) и суммой общих расходов, согласно которой ему будет компенсирована или удержана из зарплаты часть средств. Также обязателен подписанный руководством отчет о выполнении в служебной командировке поставленных задач.
Как рассчитываются командировочные расходы
Командировочные расходы рассчитываются с учетом суток, проведенных на служебном задании (включая путь) и дни – причем не только рабочие, но и выходные в которые сотрудник трудился, выполняя поручение руководителя.
Отказ работодателя от оплаты по дойному тарифу нахождения сотрудника в пути к месту командировки и назад, как и труда в официальные выходные дни считается не законным.
В Налоговом Кодексе прописан размер суточных, не облагаемых налогом НДФЛ, но работодатель в праве сам назначить
Интересно, что в основной перечень командировочных расходов не входят однодневные командировки или если работник имеет ежедневную возможность ночевать дома, а также передвижения на такси (исключение – договор с руководством о пользовании услугами такси, как необходимого средства передвижения).
