Командировочные расходы

Трудовое право

Командировочные расходы – понимание и обязанности. Что такое командировочные расходы и что в них включено?

Командировочные расходы – что это?

Командировочные расходы не являются льготой, как часто думают, а представляют собой средства, которые выплачивает работодатель своему сотруднику за работу во время поездки за пределами основного места работы.

Необходимо понимать сущность командировочных расходов, как составлять их бюджет и как правильно отчитываться за использованные средства.

Командировка требует оформления определенной документации и выделения средств на транспортировку, питание, проживание и при необходимости представительские расходы. Даже официальное подписание командировочного удостоверения в пределах родного города, где сотруднику предстоит защищать интересы своего руководства, считается командировкой.

Что входит в командировочные расходы?

Итак, в соответствии со ст. 167 Трудового Кодекса РФ в командировочные расходы включаются:

  • оплата туда/обратно поездок (включая доплату за срочность, бронирование, страхование пассажиров, белье и питание);
  • зарплата, так как во время командировки работник сохраняет свое рабочее место и получает полную заработную плату;
  • оплата жилья на время пребывания в командировке (либо арендованное жилье, либо гостиница);
  • питание и необходимые дополнительные услуги (компьютер, связь и другое), отраженные как отдельная статья расходов для услуг проживания;
  • суточные, включая день отъезда и приезда на место командировки;
  • дополнительные расходы, о которых заранее договорился работник с руководством организации;
  • услуги переводчика, переговорные и представительские затраты в случае необходимости.

Обязанности работодателя

Перед отправкой сотрудника в командировку руководитель должен определенно сформулировать служебное поручение, подписать приказ о командировке, выдать командировочное удостоверение с указанием времени и даты отправления, а также оплатить или перечислить командировочные расходы на служебную карту в соответствии с целями и расстоянием командировки.

Обязанности работника

После возвращения из командировки работник обязан в течение 3 дней (10 дней для зарубежных командировок) предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчет с отметками о прибытии и отъезде, списком понесенных расходов, подтвержденных документально (чеки, билеты, квитанции и др.), общей суммой расходов, по которой будет осуществляться компенсация или удержание средств из заработной платы. Также необходимо предоставить подписанный руководством отчет об исполнении поставленных задач в командировке.

Как определяются командировочные расходы

Командировочные расходы рассчитываются на основе дней, проведенных в служебной командировке (включая путь), а также не только рабочих дней, но и выходных, в которые работник выполнял задания руководителя.

Отказ работодателя оплачивать в двойном размере время проведенное сотрудником в пути к месту командировки и обратно, а также труд в официальные выходные считается незаконным.

В Налоговом Кодексе установлены ставки суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц, но работодатель вправе устанавливать их самостоятельно.

Интересно отметить, что в основной список командировочных расходов не включаются однодневные командировки или случаи, когда работник может вернуться ночевать домой, а также поездки на такси (исключение – договоренность с руководством об использовании такси как средства передвижения).

Оцените автора
Минута Права
Добавить комментарий