Ответ на претензию является ответом контрагента о своем решении по претензионному вопросу. Составляется документ, согласно правилам деловой переписки.
Для чего составляются претензии и ответы на претензии
Правовые аспекты взаимоотношений формата «заказчик-поставщик», «продавец- покупатель», обязательно сопровождаются решением текущих вопросов, неотъемлемой частью ведения бизнеса является деловая переписка. Претензии с требованиями соблюдения условий соглашений призваны урегулировать финансовые разногласия в досудебном порядке. Ответ на претензию контрагента, отправленный своевременно, способствует бесконфликтному разрешению ситуации.
Также ответ на претензию будет преимуществом в судебном учреждении, если в этом возникнет необходимость. Суд откажется принимать заявление, если будет установлено отсутствие факта попытки урегулирования проблемы, с направлением претензии контрагенту.
Регламентированного составления ответа на претензию нет, поэтому официальная служебная корреспонденция: претензия и ответ на претензию составляется, согласно общепринятым правилам ведения деловой переписки. Юридические лица могут отправить ответ на претензию на фирменном бланке, а частному лицу достаточно будет использование обычного листа бумаги для ответа на претензию.
Правила эффективного составления текста ответа на претензию
Документ должен содержать информацию об отправителе ответа на претензию и получателе: ФИО, занимаемая должность, название и адрес организации. А также в ответе на претензию указываются реквизиты с номером договора и датой, по которым была составлена исходящая претензия.
После приветствия в ответе на претензию с использованием вежливых обращений «уважаемый», «уважаемый господин», в тексте письма с ответом на претензию необходимо сообщить, что полученной претензии было уделено должное внимание, и она была принята к рассмотрению. Затем в ответе на претензию в зависимости от характера вопроса переписки, необходимо предельно тактично объяснить причины, по которым удовлетворение требований в полном объеме невозможно в данный момент, так как это будет несоблюдением условий договора.
К примеру, оплата за выполнения каких-либо работ осуществляется согласно акту о приемке выполненных работ. Только после этого денежная сумма поступит на расчетный счет организации, с которой было заключен договор. Обязательно в ответе на претензию указываются банковские реквизиты счета.
В ответе на претензию необходимо использовать простые, лаконичные выражения, предельно понятные. Это поможет избежать двоякого толкования, непонимания и последующих разногласий. Чем проще будет текст ответа на претензию, тем больше гарантий на успешное разрешение претензионного вопроса. Если того требует ситуация, можно в ответе на претензию конкретнее расписать какие-либо сведения, иногда важна именно последовательность деталей текущего вопроса, по правилам делового этикета, хорошим тоном считается, если текст письма ответа на претензию уместится в формате одного листа.
В заключительной части ответа на претензию сообщается о результате рассмотрения исходящей претензии, и адресат ответа на претензию ставится в известность о принятом решении. В довершение в ответе на претензию ставится подпись с подробной расшифровкой и дата.
Стоит помнить, гражданско-правовые вопросы взаимоотношений лучше решать вовремя, и не затягивать как направление претензий, так и ответы на претензии.
